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タスク管理で抑えるべき2つのポイント!

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今日はタスク管理について語ってみようかと(∩´∀`)∩

管理しようと思っても中々上手くいかなかったり、、思うように進めることができなかったり、、

思うようにこなせないタスク

では何故思うようにこなせないのか、またどうすればそれが改善するのか。その辺から!

要因

まずは要因から。

まず第一にモチベーションの維持ができない場合が挙げられます。しなければならない作業をタスクとして書きだしたとして、それらを完遂するだけのやる気が沸いてこない。

その要因として考えられるのはタスクのひとつひとつが大き過ぎる事です。

  • 作業量が多すぎて最後まで終わらない
  • 全貌が見えず、手を付ける気が起きない
  • まとまった時間が取れず、1つのタスクに手間取りモチベーションダウン

例えば「大掃除」というタスクでは漠然とし過ぎていて何から手を付けていいか分かりませんし、隅々まで掃除を行うと時間と手間が掛かって途中で挫折しかねません。

ではそれらを改善するにはどうすればよいのでしょうか。

2つのポイント

改善するには2つのポイントがあります。どちらもお手軽に実践できる内容ですので、是非試してみてください。

まずひとつはタスクを細分化すること。どういうことかというと「大掃除」を「窓拭き」、「換気扇掃除」、「雨戸掃除」、、、といった具合に細かく分けていくのです。これならちょっとずつこなしていけますよね(∩´∀`)∩

そしてもう一つはツールに頼ること。これはタスクリスト系のツールを使い、個々のタスクの作業状況や期限などを管理することを指します。ただ単純にタスク一覧を作成するだけではなく、それに付随する情報も合わせて管理できるツールは便利なものです。

さて、この二つのポイントを後段でもう少し詳しく見ていきましょう。

細分化

1点目に挙げた細分化ですが、まずは大きなタスクを細かく分けていきましょう。親タスクとして大掃除があり、その下の子タスクとして窓拭きや換気扇掃除がぶら下がるイメージです。また、場合によっては子タスクを更に細かく分けても良いでしょう。

利点

まずタスク一つ一つが小さいので少しずつタスクをこなしていくことができます。一度にこなさなくてもよいので、時間が取れる時に1つずつ完了させることができるんですね。

また、細分化を行う際に「どのような作業があるのか」を考えて一覧化しますので、親タスクの全体像を把握することもできます。

そして一番の利点はスケジューリングしやすいこと。

タスクが細かくなることで作業完了までにかかる時間や作業量が分かりやすくなります。つまりそれらのスケジュールを立てやすくなるのです。今日は忙しいから軽いタスクを1つやろう、明日はノー残デーで時間取れるから重いタスクを2つやろう、、こんな感じで予定を立てましょう。立てた予定は後述するタスクリストで管理できますよ(∩´∀`)∩

タスクリスト

タスクリストは色々なアプリやWEBサービスとして存在しますので、ご自身の好みにあった物を探してみましょう。私らふらはTodoistというサービスを利用しています。

利点

  1. 進捗、残タスクの把握が容易
  2. こなす毎に達成感
  3. スケジュールの管理もOK
  4. リマインダーで忘れない

まず1番は分かりやすい利点ですよね。タスクとその作業状況が一覧化されていますのでそれらを容易に把握することができます。後どれくらい作業が残っているのかが分かればペース配分もできますし予定を立てたり修正したりもしやすいです。

2番は私だけかもしれませんが、ひとつひとつタスクを完了にする達成感を得られます。なんかチマチマ潰していくのって楽しくないですか?ワードクロスや数独のマスが埋まっていくのとか(∩´∀`)∩

3番のスケジュールの管理ですが、タスクAは今日やる、タスクBは明日やる、、そんな感じで作業予定日を登録できます。更にそれらを「今日のタスク」とか「7日間のタスク」という括りで表示したり、Googleカレンダーに連携したりすることもできます。前述の細分化と相性が良いです。

Todoistで7日間分のタスクを表示した例。ブログに投稿する内容をタスクとして登録しています。

 

更にリマインダーを設定しておけばスマホで通知を受けたりすることもっ!(4番)

通知は何時に通知、ということができますので時間に余裕がありそうなタイミングで通知を出すようにすれば忘れることもありません。翌日の持ち物を寝る時間に通知して忘れ物撲滅というような使い方もできますヨ!

Todoist

https://todoist.com/

私らふらの使っているタスク管理ツールです。

Windowsのストアアプリ、Androidアプリ、iOSアプリ、ブラウザ版と各種揃っており、どのデバイスからでもタスクにアクセスできます。パソコンからまとめてタスクを登録し、スマホで確認したり、完了にしたり。

またタスクを階層で管理(親子孫とか)できますし、プロジェクトというまとまりを作って管理することもできます。作業予定日を設定することもリマインダーを設定することもできますし、タスクにメモをつけたりコメントを付けたりすることもできます。コメントはチームで作業する時などに便利ですね。あとファイルの添付なんかもできます。

メモやファイル添付、コメントの機能は有償となりますが、個人で使う分には無料の基本的機能だけでも十分です。また、少し使っていると4か月間は無料で有償機能も使えるようになります。

Excel

オフィスワーカーにはお馴染みのExcelです。

これでタスク一覧を作り、タスクを管理していきます。フィルタ機能を使えば完了したタスクを非表示にしたりすることもできますし、関数や数式、条件付き書式を使えば期限日に赤字で強調したりすることもできます。ソート機能で期限日順に並べたりするのもいいですね。

まとめ

さて、如何でしたでしょうか。

タスク管理を行うにあたって重要なポイントはただ2つ。細分化してツールで管理すること。それだけです。

2つのポイントをきっちり押さえて上手に管理してしまいましょうっ!(∩´∀`)∩

 

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