最近、新型コロナウィルスの影響ですっかり定着しつつある「テレワーク」。私もテレワークをしていますし、社内でもテレワークに対する議論など行われていたりします。
そんな中で思った、テレワークを行うにあたって重要なポイントについて書いてみようかと(∩´∀｀)∩
考え方・認識について
まずはテレワークという働き方についての認識や考え方についてです。
選択肢の１つとして定着しつつある
今回新型コロナウィルスの影響でテレワークの普及や導入が一気に進んだ感があります。しかし、事態が鎮静化した後もテレワークが働き方の一つとして残っていくことは容易に想像できます。
勿論、状況が落ち着いたらまた従来のオフィスワークに戻る会社も多いでしょう。しかし、半数程度の会社ではテレワークが定着し、オフィスと自宅の両方で仕事をするような人が増えていくと思われます。
何が言いたいのかというと、定着した後のことを考えて今働くということが大切なのです。「緊急事態だから間に合わせの運用でとりあえずテレワーク」ではなく、先まで見据えてきちんと働き方を考えて今から行う。これが大事。
今までとは異なる働き方と認識すべき
今までのオフィスワークでは上長の指示で部下が個別に動くような働き方も多かったと思います。しかし、テレワークを行う上でその働き方を行うと「自分の周りの仕事しか見えない」という状況になってしまいます。
また、従来のオフィスワークだと時間で仕事をしています。9時～18時のように決められた時間で作業を行い、給与も時間ベースで支払われる形です。オフィスに出社しているのであれば勤務時間も管理できますが、テレワークの場合はその辺ちょっと微妙です。
そこで、既存の凝り固まった観念を捨て、テレワークは今までとは異質な働き方なんだと認識しましょう。
まずは上司の指示を受けて作業するという受け身な働き方をやめましょう。
自らどのような作業をどれくらいの期間で行うのか、今期は何を達成するのか、などの目標を定めます。それら目標と成果を上司と共有して取り組みます。つまりは自発的に仕事を考えて行動する。上司はそれらを評価し、時間の使い方を部下に委ねます。
時間ではなく、成果で働くということですね。1日のうち5時間しか働かなくても成果を上げていればOK。また、もう少し頑張ってより成果を上げたら評価に反映される。そんな感じです。
リソースの活用
人・情報・時間という3つのリソース
リソースというのは資産や資源のことです。仕事をする上でのリソースは大きく3つに分けられ、人・情報・時間に分類されます。これらを上手に活用することが重要となってきます。一つ一つ見ていきましょう。
人
人は作業を行う人間そのままです。チームメンバーが5人居たら、5人がそれぞれ作業を行えますよね。その5人が人的リソースです。
この人的リソースというのは各人に得手不得手があります。これらを考えた上でいかにうまい事作業を割り振るか。この点が重要になってきます。適材適所ってヤツです。
テレワークだと各人が何の作業にどれくらいの時間をかけているのか、作業中の雰囲気などが見えない為、得手不得手などが分かりにくくなってしまいます。その点に注意して人材を最大限活用することが大事です。
情報
情報は今までに貯めてきたナレッジや、各人の得意分野における知識などがそれにあたります。
ただ、これらの情報を何処かの誰かが内々に持っていてもあまり意味はありません。いかに共有し、誰でも必要な時に必要な情報を引き出せるか。そこが重要です。オフィスワークでは気軽に詳しい人に聞きにいったりできますが、テレワークだとそうもいかなかったりします。
その為、社内イントラやナレッジベースなどを構築し、広く共有する必要があります。また情報の分類設計や検索機能の構築も重要となってきます。
Microsoft 365(旧Office 365)などのサービスを上手に利用しましょう。
時間
時間は作業にあてられる時間を指します。ひとり辺り、1日8時間程度が目安でしょうか。その8時間をいかに上手に使うか、そこが重要となってきます。
限られた時間の中でいかにして最大限の成果を出すか。
ただこの点についてはオフィスワークでもテレワークでもあまり大きな差はないかもしれません。前述したように時間ではなく成果で仕事をする場合に重要となってきます。短い時間で成果を出せれば空いた時間を好きに使えますし(∩´∀｀)∩
活用状況を把握すべし
さて先にあげた3つのリソースですが、これらの活用状況はきちんと把握すべきです。
何故なら、把握した活用状況を分析すれば改善点が見つかり、より高い次元で活用できるようになるからです。
ある程度のレベルで活用して終わり。ではなく、PDCAサイクルを回して改善を繰り返していく、これが最も重要です。
環境を整える
テレワークを行う場合、ある程度の環境を整えてやる必要があります。今回フルテレワークをしてみて特にそう感じました。
作業場所
まずは作業場所です。多くの人は在宅でのテレワークとなるかと思います。
その際、リビングで作業を行うのか、書斎で作業を行うのか。
リビングで作業している人も結構いますが、やはり集中できなかったり、子供やペットの邪魔が入ったりすることが多いようです。また、Web会議の際に家族の声が入ってしまったり。
その為、できる限り一人で作業できる書斎のような環境を整えてやるのが良いと思います。が、、まぁちょっと難しい所ですよね。そんな場合はレンタルオフィス(2～5万円/月)を利用するというのも手です。サラリーマンだとちょっと手痛い出費ですが、フリーランスならまぁ、、、といった感じでしょうか。
↓賃貸感覚でオフィスを探せるようなサービスもあります
余談ですが、お客様の中にはWeb会議時にうるさいからという理由でベランダへ追い出されている人もいました(;’∀’)
ネットワーク
PCを使って資料のやり取りやWeb会議などを行うので、ネットワーク回線は必ずと言っていいほど必要となります。
固定回線やルーターを持っていない人はモバイルルーターや社用携帯のテザリングで済ませていますが、通信量がエグイことになったり会議で映像や音声が乱れたりするのでオススメできません。
テレワーク需要の増加に合わせてプロバイダーがキャンペーンを打っていたりするので、この機に固定回線を導入してみてはいかがでしょう。プライベートでも動画視聴などで役立ちます。
PC等の機材
うちの会社は全員ノートPCを使用している為、そのまま持ち帰ってテレワークに利用していますが、そうではない会社も多いようです。自腹でPCを用意する人が多く、中古PCの売り上げが大幅に増えたんだとか。
まぁそんな話は置いておいて、、、PCの他にモニターやキーボードなどの周辺機器を揃えると作業効率が上がります。モニターを2枚にすることで生産性が4割上がるというデータもあるんだとか。
Web会議の画質や音声にこだわる人はWebカメラやマイクなどの機材も揃えているようですが、そこまでは必要ありません。モニターの24インチくらいがあれば快適に仕事できるのでオススメです。
まとめ
テレワークはその場しのぎではなく、先々のことまで考えて行うことが大事。また、気をつけることや考慮すること、作業環境の構築など大変なことは多々あれど、一度運用体制がしっかりと固まれば各人が快適に高い生産性で働くことができます。
目先のことに囚われず、快適な環境を作り上げませう(∩´∀｀)∩
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