仕事

メールのお作法!To、CC、BCCの意味と使い分け!

投稿日:

今回は新社会人に向けてメールの宛先についてでも語ってみようかと(∩´∀`)∩

メールのお作法

社会人のやり取りするメールには無駄に色々なお作法があります。今回はその中でも宛先に関する基本的なお作法・マナーについて説明していきますねっ!

宛先は3種類

Eメールの宛先にはTo、CC、BCCの3種類があります。メール作成画面を見ると大体はToとCCの欄が表示されていますよね。

※BCCは設定によって隠されている場合があります

Toの宛先は分かりますが、その他はよくわかりませんよね。なんで3か所も?って。

To

Toはなんとなく意味が分かると思います。あなたに対してメールを送っていますよ、という意味になります。

ですので上司のAさんに対してメールを送りたいときには To にAさんのメールアドレスを入れます。

CC

さぁ、よく分からないヤツが登場しました!シーシーというヤツです。

これはカーボンコピー(Carbon Copy)の頭文字で、伝票とかに使われているアレです。強く書くと下にひいてある紙にも写るヤツ。

CCに入れた宛先の人には「Toの人に用があってメールしましたが、あなたにも知っておいて欲しいのでCCに入れておきました」という意味になります。要するに情報共有したい相手をCCに入れます。

また取引先などにメールを送る際、自社の担当者は他にこういう人達がいますよ~と伝える意味もあったりします。関係者はとりあえず突っ込んでおきましょう。

このCCに入れた相手にもToに入れた相手と同じようにメールが届きます。Toとの使い分けは上で述べたように、用のある相手なのか、情報共有しておきたい相手なのか、そこで使い分けるようにしましょう。

情報共有されたけど、ちょっと一言伝えたい、そんな時は「CCより失礼します~~~」と書いたりすることもあります。社内メールなら普通に返信、お客様とのやり取りに途中から加わるような時は一言付け加える、そんな感じで使い分けましょう。

BCC

こちらはブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の頭文字です。ビーシーシーと読みます。

BCCに入れた人にも同じようにメールが届くのでCCと似ていますが、ToやCCに入っている人たちからはBCCに入っている人の情報は見えません。メールを受け取った人からはToとCCに入っている人達だけが受け取ったように見えるのです。

あまり使うこともありませんが、プライベートでメールアドレスを変更した際の一斉連絡などにはよく使われます。CCに入れておくと関係のない人達同士でメールアドレスが見えてしまいますが、BCCだと他の人が見えないので便利なのです。

その他、内部のメンバーだけど取引先の前に出てこない人への情報共有などにも使います。「今こんな感じで案件進んでますよ~」ということを上司に伝えたりとかですね。

BCCに入れられた人はそのメールに対して返信しないのがマナーです。返信する必要がある場合は宛先を送信者に絞ります。敢えて見えない形で送られてきたという点について考慮しましょう(∩´∀`)∩

返信の仕方

さて、宛先の種類について理解を深めたところで次は返信の仕方についてです。

受け取ったメールに大して「返信」とすると送ってきた相手のみに返信されてしまいます。送信者がCCで情報共有しようとしていた人達が抜け落ちてしまうんですね。

そこで「全員に返信」というのを使います。メーラーによって微妙に違ったりはしますが、同じ意味を持つボタンがあるはずです。それを押しましょう。すると受信メールのCCに含まれていた人達が作成するメールのCCに含まれるようになります。BCCに入っていた人は見えないために宛先には含まれませんが、それは気にしないでOKです。

これはメールマナーの基本中の基本ですので是非とも覚えましょう。

宛先の並び順

これはものっそいどうでもいいくだらない慣習なのですが、「ToやCCに入れる宛先の順番を偉い順にする」というマナーがあります。ハンコを斜めに押すとかと同じでどうでもいいお話ですが、覚えておくと「おっ、この新人できるなっ!?」と上司をうならせることができるかもしれません。大げさに気にしている人はあまり見かけませんが、やっている人は「しっかりした人」に見られたりします。

返信時などはメールアドレスをドラッグ&ドロップで移動できますので、暇な時にはやってみましょう。お客様 > 自社の上司 > その部下 という並びにするのが一般的です。

本文の頭に書く宛先

本文の冒頭に「〇〇会社 □□様」と書くアレ。人名が2人以上並ぶような時は前項で述べた時と同様に偉い人順に書くのが一般的です。こちらは少し気をつけて書いたほう良いでしょう。

下のように改行して書きます。

〇〇株式会社
佐藤様
田中様

まとめ

ぶっちゃけ後段のマナー部分については左程気にしないでもOKです。会社毎に異なるルールなどもありますし、しばらく仕事をしていれば他の人のやり方を見て覚えられます。ですので宛先の3種類の持つ意味をよく理解し、それらの使い分けだけ気にするようにしましょう(∩´∀`)∩

こちらもオススメ!

-仕事
-, ,

Copyright© おいしいラフラの作り方 , 2018 All Rights Reserved.